08
Ago

La oficina digital y la automatización de trabajos

La Transformación Digital también ha supuesto un cambio importante en la forma que tienen las empresas de abordar las tareas más rutinarias. Los empleados ahora pueden decantarse por realizar trabajos más creativos y orientados a negocio, dejando las tareas más repetitivas en manos de software especialmente diseñados para automatizar procesos de trabajo. Es lo que se conoce dentro del mundo empresarial como “workflows“, una de las ventajas competitivas que tienen a su alcance los líderes de los departamentos para maximizar la productividad de sus empleados.

¿Qué es un workflow?

Un Workflow es, como la propia traducción de la palabra indica, un flujo de trabajo automatizado. Es decir, gracias a la implantación de software especializado y de las prestaciones que ofrecen las nuevas tecnologías, se puede reducir de forma drástica el trabajo manual tanto en la producción de bienes como en los servicios.

La implantación de programas especializados en automatización dará lugar a la oficina digital, una meta que parece ya lograda pero que en realidad pocas empresas han logrado completar al 100%. Los programas de marketing automation son un ejemplo de este tipo de software especializado en la automatización de procesos, en los que una persona puede programar eventos en función de las acciones que vaya realizando el usuario al que vayan dirigidos los mensajes.

Ventajas de la oficina digital: el workflow

Una de las muchas ventajas que aporta la Transformación Digital en las empresas es precisamente el hecho de poder automatizar procesos que hace unos años eran exclusivamente manuales. Uno de los más conocidos es el concepto paper on glass, en el que se aboga por digitalizar el papel al 100%. Pero los programas TIC que permiten automatizar eventos se han convertido en una excelente herramienta para los departamentos de las compañías, independientemente de cuál sea su función.

Este tipo de programas ofrecen dos enfoques diferenciados que permiten transformar la oficina digital:

  • Un primer enfoque orientado a la mejora de la experiencia del usuario: la automatización de eventos (por ejemplo, el pago de facturas, el envío de correos automáticos según la acción del usuario…) es una de las muchas opciones que ofrecen este tipo de software. Para la oficina digital, mejorar la UX de los usuarios, digitalizar el contacto que tengan con ellos y también ser capaces de predecir ciertos comportamientos gracias al Big Data será el futuro.
  • Un segundo enfoque dirigido a potenciar la excelencia operativa: hasta ahora, existían ciertas tareas rutinarias que exigían de forma obligatoria la intervención humana. Como, por ejemplo, el control financiero o el estado del almacén. En la actualidad, con la existencia de software especializado en la oficina digital, este tipo de problemas han dado lugar a una reducción significativa del volumen de trabajo en las oficinas.

Principalmente, este tipo de tecnologías que facilitan el paso de la oficina tradicional a la oficina digital tienen como ventajas principales el aumento de la productividad, el aumento de la eficiencia en la plantilla y la reducción de costes. Aunque, de forma más precisa, las múltiples ventajas de la automatización en la oficina digital son las siguientes:

  • Evitar tareas repetitivas y de intercambio de información, que generan una pérdida de tiempo y esfuerzo por parte de todos los empleados de una empresa.
  • Minimizar los posibles errores, ya que gracias a este tipo de software se evitan fallos humanos que pueden suponer pérdidas económicas.
  • Aumentar la productividad de los empleados gracias a la posibilidad de dedicar casi la totalidad del tiempo a tareas creativas.

En definitiva, la automatización y la aparición de workflows en la oficina digital marcará un antes y un después en la producción de las compañías. Y, en el mundo de los recursos humanos executive, también, ya que se demandarán perfiles con una mayor dosis de creatividad.

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Sergio Martínez

SEO & Content Writer